1.0 目的
规范办公区的管理工作。
2.0 适用范围
适用物业管理有限公司及下属各管理处办公区的日常管理工作。
3.0 职责
3.1行政人事部负责人负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3行政人事部文员负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各管理部负责人负责管理处办公区域的日常管理工作。
3.5各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0 程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序、不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5行政人事部文员及各管理处负责人应在上班前10时辰打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。
4.1.6遇到雨天，各管理处负责人应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.7办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
A） 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑管理员陪同下使用。
B） 启动与关闭的一般程序：
----启动电源插座开关；
----启动稳压器开关；
----启动电脑主机开关；
----启动显示器开关（电脑开始正常操作）；
----关闭电脑程序：头先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，然后按开启程序的反方向操作。
C） 电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用的，可将电脑转换为休眠状态。
D） 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
4.2.2打印机。
A） 联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机。
B） 打印机启动与关闭的一般程序：
----启动打印机的开关；
----放好所需打印机的纸张；
----在电脑对话框进行打印操作；
----关闭程序按启动程序的反方向操作。
C）打印机应避免频繁的开关机操作。
D）使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
E） 打印文稿经部门负责人、行政人事部、管理处经理或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印。
F） 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。
G） 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
A） 管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源：
----开启复印机开关，复印机需自动预热；
----检查复印纸是否放好（可以开始工作）；
----复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；
----关闭复印机电源插座；
----正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
B） 复印程序
----所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记，然后再复印；
----复印页数在两份（含）以上或三页以上的，须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后，方可复印；
----复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅后，选定复印数按“开始”键复印；
----复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《复印记录本》上签名确认；不属实的，将情况汇报行政部经理处理：一般情况下，次违规给予口头警告；次或以上违规给予书面警告处分；
----如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。
C）复印机一般情况下每天开机、各机各一次，尽量避免频繁开关。
C） 为节约纸张不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机：传真机一般情况下保持24公里开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
A） 接收传真：
----传真应注意检查传真纸是否用完及传真信号是否稳定；
----收到传真件后，由传真机管理员及时将传真件取下，并将传真的有关内容（发单位、发人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等登记在《传真登记表》内；
----10时辰以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在《传真登记表》中签收，并注明签收时间。
B） 发传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批，内容包括：
----传真机管理员依据传真审批单的内容在《发传真记录本》上登记，内容包括：发部门、发人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等；(找房地产资料到中国地产商www.zgdcs.com)
----传真机管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发过去；
----传真机管理员应在3时辰之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发的时间登记在《发传真记录表》内。
C） 传真机的正确使用程序按传真机的有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机：
A） 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁；
B） 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物（书钉或胶纸等）取出，以免损坏机器；
C） 按照碎纸机要求，一次不得超过放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度；
D） 操作人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放入切纸口，让碎纸机自动切碎纸张；
E） 当碎纸机箱内的碎纸满后，操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作；
F） 正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
A） 为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功能
B） 除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需办理审批手续，并在行政人事部接待处登记后，方可操作。
C） 公司所有电话均应取消声讯电话功能。
D） 上班时间原则上禁止打私人长途电话，特殊情况须经部门经理审批，到行政人事部登记后，方可操作，电话费从工资中扣除。
E） 个别部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拨功能，部门经理需指定人员做好登记记录，次月1日报行政部备案。
F） 行政人事部每季度至少进行一次电话费查询。
----到电信局打印电话费清单。
----逐项核对登记记录。
----将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内，报行政经理审核，内容包括：日期、部门、姓名，所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等：偷打长途电话的，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分。
----每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
G） 电话接打技巧详见《公司机关员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7行政人事部每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内，予以通报。
4.2.8常用办公设备的维护保养与维修：
A） 常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书：
----防尘；
----防晒；
----防潮；
----防腐蚀；
----其他需要预防的事项。
B） 保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进行，详见《对外委托服务标准作业规程》：
----行政人事部制定《保养与维修计划》报物业经理审批；
----评审、选择保养与维修单位；
----签署保养与维修协议；
----按协议要求实施保养与维修。

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